NIEUWS

Nieuwe toegangspassen voor alle medewerkers van ZIN

Het project Herhuisversting (HHV) omvat natuurlijk meer dan het verplaatsen van bureaus van A naar B. Zo krijgen alle medewerkers van het Zorginstituut een nieuwe toegangspas. Waarom is dit precies en wat kun je er straks allemaal mee? Een bijzonder kijkje in het project Herhuisvesting en TPAW met Erik de Vries van het bedrijf DutchRisk.


27 November 2018 | Door: Jaimy Ramdin, jramdin@zinl.nl


Wie/Wat is DutchRisk

DutchRisk is een adviesbureau dat bedrijven adviseert over beveiligingsrisico’s en de maatregelen die zij moeten nemen om deze risico’s af te dekken. Ruim 1,5 jaar geleden werd dit bureau gevraagd door het Zorginstituut, om te adviseren in het project Herhuisvesting.

Dit gaat zowel om de fysieke beveiliging, zoals de beveiliging van gebouwen met camera’s en toegangspoortjes, maar ook het beveiligen van informatie.

Oud versus nieuw

Je breekt niet in bij het Zorginstituut om kroonjuwelen te stelen. De waarde zit in de informatie die het Zorginstituut bezit. Het is daarom belangrijk dat onbevoegden niet zomaar toegang krijgen tot het ZIN-gedeelte. Om de toegang te scheiden, worden er nieuwe toegangspassen verstrekt. Dit is een belangrijke en ingrijpende verandering, ook binnen de beveiliging.

Nieuwe toegangspassen

In de week van 3 december 2018 krijgen alle medewerkers van het Zorginstituut een nieuwe toegangspas uitgereikt. Het bedrijf Aras is de leverancier van de toegangspassen en het securitysysteem. Breedveld & Schröder zal het nieuwe systeem installeren en beheren.


Als je straks naar de verdiepingen wilt van het Zorginstituut (verdieping 1 t/m 4), dan moet je via het nieuwe entreeportaal van het Zorginstituut. Dit portaal bevat twee liften en de nieuwe trap die exclusief zijn voor het Zorginstituut. Dit gebied schermen we af met toegangspoortjes, die wij speedlanes noemen. Alleen de medewerkers met een nieuwe ZIN-toegangspas, kunnen deze toegangspoortjes openen.


Het wordt straks verplicht om je pas goed zichtbaar te dragen. Dit zorgt voor extra security awareness. Je hebt je toegangspas straks ook nodig om het ZIN-gebied te verlaten en naar het restaurant te gaan. Je loopt dus eigenlijk nooit zonder je pas.

Hoe gaat deze uitgifte in zijn werk?

Vanaf 3 december is er een uitgifteweek gepland. Je kunt je toegangspas dan ophalen in de receptiehal bij de speciale uitgiftebalie op onderstaande momenten:

Maandag 3/12 vanaf 07.00 uur tot 10.00 uur

Dinsdag 4/12 vanaf 07.00 uur tot 10.00 uur

Do 6/12 vanaf 07.00 uur tot 10.00 uur


De uitgiftebalie wordt bemand door Koos van der Leest en Joyce Bolhuis.


Op woensdag 5/12 van 09.00 uur tot 17.00 kun je jouw nieuwe toegangspas ophalen bij de facilitaire servicedesk op de 7e verdieping.

Soorten toegangspassen

Wij kennen straks 5 verschillende soorten toegangspassen:

  • GROENE PAS: Deze zijn voor de medewerkers van het Zorginstituut.
  • RODE PAS: Dit worden de dagpassen. Als je jouw toegangspas bent vergeten, krijg je een dagpas. We willen het gebruik van vervangende passen terugdringen. Daarom is de uitgifte van de dagpas aan wat meer regels gebonden. De receptie geeft je een pas om eenmalig naar binnen te gaan. Daarna moet je naar de facilitaire servicedesk die jou een vervangende dagpas verschaft. Die pas bevat dan al jouw toegangsrechten, maar maximaal voor één dag.
  • BLAUWE PAS: Voor leveranciers.
  • ORANJE PAS: De bezoekerspas. Heeft dezelfde functie als de huidige bezoekerspas. Je moet nog steeds je bezoeker ophalen en naar binnen begeleiden.
  • GRIJZE PAS: Voor de mensen van de beveiliging en personen van Alpha Centauri.

Wat kun je straks met je nieuwe toegangspas?

Je nieuwe toegangspas is straks multifunctioneel en je kunt er het volgende mee:

  • De parkeergarage of fietsenstalling in en uit
  • Het ZIN-gebied betreden
  • Printen
  • Je locker bedienen

Hoe bedien je een locker met je toegangspas?

“Dit is een nieuwe functionaliteit. Nu hebben we lockers met pincodes, maar straks komt er een flexibel lockersysteem. Door je toegangspas te scannen bij de beschikbare locker, kun je deze claimen. De lockers komen te staan op elke verdieping. Als je besluit om op de eerste verdieping te gaan werken, dan kies je daar een willekeurige locker. Ga je op de vierde werken, dan kies je daar een locker. Je kunt er wel maar één tegelijk hebben”.


Er zit momenteel geen maximumtermijn aan de lockerhuur. Dit willen we nog wel gaan invoeren. Want het is niet logisch als je bijvoorbeeld een half jaar lang een locker in gebruik hebt.


Naast jezelf is er een beheerder die lockers kan openen in noodsituaties. Je kunt bijvoorbeeld denken aan (langdurige) ziekte. Dan moet er alsnog toegang zijn tot de locker.

Wanneer kunnen de medewerkers de nieuwe passen gebruiken?

De exacte ingangsdatum is 7 januari, de datum wanneer we over gaan naar de nieuwe verdiepingen. Op de dag na de verhuizing wordt alle beveiliging in gebruik genomen en gebruik je alleen je nieuwe pas. Je komt dan niet meer binnen met je oude pas. Die zal daarna dan ook ingenomen worden om te worden gerecycled.


In december hebben we wel te maken met een overgangssituatie. Omdat het oude beveiligingssysteem gefaseerd door het nieuwe vervangen moet worden, is er een overgangsperiode van 4 weken waarin je met je nieuwe pas bijvoorbeeld de parkeergarage in moet, terwijl je met de oude pas over de 5e tot en met de 8e verdieping beweegt. Je zult dus even het ongemak van twee toegangspassen voor lief moeten nemen. De overgangsperiode start in de week van 10 december 2018.


Om het voor iedereen eenvoudig te houden hangt tijdens de overgangsfase bij elke paslezer waar je je nieuwe toegangspas moet gebruiken een briefje met de tekst “hier nieuwe toegangspas gebruiken”. Zo kunnen we flexibel zijn zonder jullie steeds lastig te hoeven vallen over wijzigingen.

Wat moet er naast het gebruik van de pas nog meer over beveiliging worden uitgelegd aan de medewerkers?

Ook in het gebied van het Zorginstituut waar je straks komt te werken gaat er iets veranderen. Men is nu gewend om de noodtrap te gebruiken om van verdieping te wisselen. Straks kan dat niet meer. Maar het hoeft ook niet meer. Waarom is hiervoor gekozen?


1: Er is geïnvesteerd in een nieuwe lay-out en we willen stimuleren om gebruik te maken van de “communicatietrappen”. Dat zijn de nieuwe centrale trappen binnen het ZIN-gebied die de 1e tot en met 4e verdieping met elkaar verbinden. Daar ontmoet je elkaar.

2: De noodtrappenhuizen zijn alleen nog te gebruiken voor ontruiming. Want anders kan iedereen de beveiliging omzeilen en via deze trappenhuizen toch in de veilige zone van het Zorginstituut komen.


Natuurlijk kun je deze deuren wel altijd openen in geval van nood. Er zal dan een melding worden doorgegeven aan de beveiliging. Je kunt dus wel van de verdiepingen af, om naar de uitgang te gaan in geval van nood, maar je kunt dus geen andere deur openen. Alleen de BHV’ers hebben toestemming en de rechten om deze deuren vanaf de trapzijde te openen.

Heb je nog tips voor de medewerkers

“Beveiliging is meer dan alleen een toegangspoortje. Het is ook hoe je je gedraagt, hoe je op dingen let. Dit noemen wij security awareness.

Het pand wordt opener. Het gaat meer richting een publiek gebouw, zoals bijvoorbeeld een

gemeentehuis. Je kunt straks zo vanaf de straat het restaurant inlopen. Dit vraagt wat van de oplettendheid van de medewerker zelf. Je bent nu zelf een prominent onderdeel in de veiligheid.

Beveiligen doe je samen. Het is dus belangrijk dat je altijd goed blijft opletten.

Wees security-aware en draag je toegangspas altijd zichtbaar. Zo signaleer je zelf, maar ook je collega’s, de personen die wel of niet thuishoren in het ZIN-gebied.