Aan de slag met de position paper: doelstellingen doorleven, doen en delen’

Ons lang verwachte position paper zag op de drempel naar 2021 het licht. Tijd voor actie, want plannen in bureaulades zijn voor het Zorginstituut passé.

Onze bijdrage aan toekomstbestendige zorg voor alle Nederlanders vraagt om maatschappelijke oriëntatie, samenwerking met andere partijen in de zorg en herkenbaarheid van onze organisatie. Voordat medewerkers met externen het gesprek over toekomstbestendige zorg kunnen aangaan, moeten zij eerst onze positionering en doelen helder voor ogen hebben. Tijdens de vorig jaar gehouden kriskras-gesprekken tussen RvB en medewerkers over de inhoud van de position paper (waar staan we en hoe gaan we ons laten zien?) bleek dat medewerkers behoefte hebben aan kaders en verduidelijking van de richting van ons Zorginstituut.

Doorleven, doen en delen

Hoe vertalen we de position paper naar concrete doelen en acties op team- en individueel niveau? Hierover zijn of gaan de teammanagers met hun medewerkers in gesprek. De doelstelling van die gesprekken is drieledig: doorleven, doen en delen. Doorleven: onze positie pakken en onze beoogde bijdrage leveren aan goede en betaalbare zorg lukt alleen als we ons daarvoor samen inzetten en iedere medewerker de ambities en doelen van ZIN kent en begrijpt hoe we die willen bereiken. Doen: de teams bespreken hun focus om deze doelen te behalen en nemen dit op in hun jaarplannen voor 2022. Ze bespreken ook het gedrag, de samenwerking en de ontwikkeling die nodig zijn voor onze doelen. Delen: in ‘omgekeerde kriskras-gesprekken’ zullen vertegenwoordigers uit de teams in klein comité bij de RvB toelichten wat de position paper voor hun team betekent, waar hun team zich op gaat richten en hoe zij impact kunnen hebben.

“Als wij de ondersteuning goed regelen, kunnen de primaire afdelingen zich volop concentreren op de kerntaken van onze organisatie”

Servicecentrum: ondersteunend en proactief

Teammanager Annemieke Westra ging afgelopen juni als een van de eerste teammanagers met haar Servicecentrum aan de slag. Voor de werksessie onder leiding van Antoin Schraven en Karin Bosman deed zij zelf de aftrap met een kort verslag van het management development (md) traject over de position paper en het lerende gesprek. “In de position paper gaat het om het primaire proces. Daarvan is het Servicecentrum geen onderdeel. Maar als wij de ondersteuning ervan goed regelen, kunnen de primaire afdelingen zich volop concentreren op de kerntaken van onze organisatie. Daarom hebben we gekozen voor proactiviteit naar de klant als insteek: hoe zijn we proactief, doen we dat goed en waar kunnen we met elkaar het gesprek over voeren en ons nog in verbeteren? De teamleden vertelden elkaar succesverhalen van het afgelopen jaar, waarbij zijzelf of het team proactief richting klanten hadden gehandeld.” Teamlid Wim Neeft: “In kleine groepjes met collega’s van de verschillende teams van het Servicecentrum hebben we het thema ‘proactief handelen richting klant’ besproken. Het was waardevol om van andere collega’s hun ‘succesverhalen’ te horen, wat zij onder proactiviteit handelen richting klant verstaan en wat ze hierbij belangrijk vinden. Uit die gesprekken kwamen verschillende goede ideeën, en ideeën voor verbetering naar voren, die we kunnen meenemen en toepassen in onze eigen werksituatie. Mede door de enthousiaste interactie vond ik dit persoonlijk een geslaagde werksessie.” Annemiek: “We hebben gekeken of daar patronen in zaten en hoe we die kunnen vasthouden en versterken. Net als uit de klantgespreken die wij in het md-traject met de managers van primaire afdelingen hebben gehouden, kwam ook in deze teamwerksessie nadrukkelijk naar voren dat je alleen proactief op je klant kunt reageren als je die goed kent. De medewerkers gaan nu kijken wat proactiviteit voor hen persoonlijk inhoudt en wat het belang van hun taken en rol binnen de organisatie is.” Annemieke besteedt hier ook in de personeelsgesprekken en werkoverleggen aandacht aan. In september volgt een intervisie met een externe en gaat zij met haar team kijken hoe ze het kriskraggesprek met de Raad van bestuur kunnen voorbereiden.

“Wij leggen uit waarom we wat beslissen, vanuit welke opdracht we dit doen en wat daarbij onze afwegingen zijn. Alleen doen wij dat niet voor het verzekerde pakket”

Informatiestandaarden: niet voor het verzekerde pakket

Alle medewerkers dragen bij aan de taken en missie van het Zorginstituut. Maar niet iedereen doet dat bewust. “In het boekje Zorginstituut Nederland, dat zijn wij samen! en de position paper gaat het vooral over onze drie hoofdtaken en komt gegevensuitwisseling summier aan de orde, waardoor sommige van mijn medewerkers zich er niet in herkennen” vertelt Tessa van Hoof, teammanager Informatiestandaarden. “Terwijl ook gegevensuitwisseling wel degelijk behoort tot de taken van het Zorginstituut: ons werk en het opstellen van ons jaarplan doen we niet met de position paper in de hand. Wel kijken we of wat we doen en de taken die we met ons team uitvoeren, overeenkomen met de positie die het Zorginstituut wil innemen, en of wij daaraan bijdragen. Ook wij werken aan een maatschappelijke opgave en kiezen positie vanuit het publieke belang. En wij leggen uit waarom we wat beslissen, vanuit welke opdracht we dit doen en wat daarbij onze afwegingen zijn. Alleen doen wij dat niet voor het verzekerde pakket. De teamleden zijn zich dan ook bewust van het feit dat zij, ondanks dat het niet altijd specifiek wordt benoemd, een belangrijk onderdeel zijn in het uitdragen van visie en positie.” Tessa heeft Antoin Schraven en Karin Bosman van team Frisse ZIN uitgenodigd om aan te schuiven tijdens een teamoverleg. “Dan kunnen zij signalen ophalen uit ons team en ons uitleggen wat we als team verder kunnen doen met de position paper en wat ons kan helpen in de uitvoering van onze taken. Dat is belangrijk voor ons, omdat we heel erg extern gericht zijn. We hebben veel contact met stakeholders. Daar positioneren wij ons ook op een bepaalde manier en moeten we dus dezelfde visie uitdragen.” Tessa is blij dat er binnenkort weer kriskrasgespreken zijn met haar medewerkers en de RvB. “Want dan kunnen we bij de RvB aangeven wat wij als team van de RvB nodig hebben om ons te positioneren bij het uitvoeren van onze taken. We moeten het samen doen. Het is belangrijk om aan te sluiten.”


September 2021 | Tekst: Edith Kuiper | Fotografie: Inge Kooiman